Cloudgebruik maakt werken fijn en makkelijk, maar zorgt soms ook voor onverwachte financiële verrassingen aan het eind van de maand. Misschien herken je dat gevoel wel: je denkt dat je jouw budget helemaal duidelijk hebt, maar ineens komt die rekening fors hoger uit dan gepland. Vaak is niet meteen helder waar die extra kosten vandaan komen, en dat kan frustrerend zijn. Hieronder lees je hoe je met duidelijke afspraken en gestructureerde aandacht dit soort verrassingen voortaan kunt voorkomen.
Neem je cloudfactuur regelmatig kritisch door
Vaak sluipen er ongemerkt dingen op je rekening die niet meer nodig zijn, maar ondertussen elke maand gewoon blijven doorlopen. Denk aan testprojecten die ooit enthousiast gestart werden, maar allang niet meer in gebruik zijn. Of misschien heb je bepaalde servers aangezet met teveel capaciteit, terwijl dat helemaal niet hoeft. Door regelmatig even kritisch naar je factuur te kijken, krijg je inzicht in wat je echt gebruikt. Zo schrap je al snel onnodige extra’s en blijft je rekening overzichtelijk.
Breng kosten in kaart met slimme hulpmiddelen
Wil je echt stevige grip krijgen op je cloudkosten? Dan maak je gebruik van duidelijke methodes die je helpen om structureel overzicht te krijgen en kosten beter in kaart te brengen. Een handige aanpak daarvoor is bijvoorbeeld finops. Bij deze werkwijze zet je heldere afspraken op over hoe er binnen je bedrijf financieel met cloud-diensten wordt omgegaan. Je stelt bijvoorbeeld in wie binnen de organisatie welke dingen mag inschakelen, en maakt duidelijk hoe je vooraf diensten goed inschat en achteraf overzichtelijk evalueert. Hierdoor voorkom je verrassingen achteraf en kijk je niet meer vreemd op als de rekening komt.
Bewust omgaan met clouduitgaven binnen je bedrijf
Kostenbeheer is niet alleen het werk van financiële of technische teams. Vaak zit er flink wat ruimte om efficiënter om te gaan met het budget als iedereen goed meedoet en rekening houdt met de gevolgen van bepaalde keuzes. Medewerkers zijn zich niet altijd bewust dat bepaalde instellingen hogere kosten met zich meebrengen. Laat regelmatig bijvoorbeeld eens intern zien hoe die clouduitgaven precies verdeeld zijn over teams en projecten. Betrek iedereen actief bij dat inzicht, zodat collega’s ook zélf verantwoordelijker omgaan met cloudfunctionaliteit.
Vraag hulp van partijen met kennis en ervaring
Natuurlijk hoef je alles niet helemaal alleen te doen. Soms ontbreekt juist die kennis of ervaring binnen je bedrijf om volledig grip te krijgen op uitgaven in de cloud. Dan kun je hulp vragen aan partijen die hierin gespecialiseerd zijn. Een voorbeeld is intercept. Zij zijn experts die organisaties helpen duidelijk zicht te krijgen op clouduitgaven en mogelijkheden om te besparen. Bovendien denken ze actief mee hoe je je budget slimmer kunt besteden. Zo weet je zeker dat je niet steeds opnieuw tegen dezelfde verrassingen aanloopt.
Met deze heldere aanpak hoef je voortaan niet meer bang te zijn voor onverwacht hoge cloudrekeningen. Je zult merken dat financiële duidelijkheid binnen handbereik ligt als je bewust, kritisch en regelmatig met je kosten bezig bent. Zo ontstaat rust en ruimte voor andere dingen, zoals interessante projecten waarmee jouw bedrijf verder kan groeien.